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Getting Things Done – Löcher stopfen

Sobald an der einen oder anderen Stelle im System ein Loch entsteht, verliert die Methode «Getting Things Done» seine Kraft. Doch einen Weg zurück zur «stressfreien Produktivität» gibt es. Er heisst: Löscher stopfen.

Ich muss zugeben: Erst diese Woche, nach der Rückkehr aus meinen Herbstferien, habe ich GTD wieder ernst genommen. Und bin produktiv in den Arbeitsalltag gestartet. Davor hatte ich den Faden meiner Selbstorganisation zeitweise komplett verloren.

Motivation für einen Neustart mit GTD bekam ich aus dem «Productive Talk»-Podcast. Merlin Mann von 43 Folders spricht darin mit «Getting Things Done»-Autor David Allen über die Methode. In den ersten beiden Folgen geht es um die Löcher, die entstehen, sobald dem System keine Aufmerksamkeit mehr geschenkt wird. Resultat ist, dass die Dinge, die erledigt werden sollten, einem schwer im Kopf liegen, anstatt verlässlich abgelegt sind.

Davids Ratschlag, um wieder Vertrauen ins System und einen freien Kopf zu kriegen, heisst: Die fünf Stufen wieder pflegen.

Anfang dieses Jahres habe ich mich nach GTD organisiert und darüber in meinem Weblog und meinem Wiki geschrieben. Der Zeitschriftenredakteur Gerhard Pfannendörfer hatte mich damals angefragt, ob er meinen Text «Meine Organisation» abdrucken dürfe. Ich sagte zu. Und heute nun erhalte ich meine Belegexemplare der Zeitschrift «Sozialwirtschaft. Zeitschrift für Sozialmanagement». Auch dabei im Heft ist ein Artikel von Stephan List vom ToolBlog.

Das ist wieder einmal ein schönes Zusammentreffen von Ereignissen, nicht wahr?

40 Tage «Getting Things Done»

Meine Organisation mit «Getting Things Done» musste sich in einem arbeitsreichen Januar im Alltag bewähren. Da meine Sicht auf GTD auf meinen Wiki-Seiten schon auf einiges Interesse gestossen ist, will ich hier weitere Erfahrungen zusammenfassen.

Aus zwei Minuten zehn gemacht

Laut GTD sollten Dinge, die in zwei Minuten erledigt sind, sofort gemacht werden. David Allen räumt jedoch ein, dass die zwei Minuten auch ausgedeht werden dürfen. Ich fand heraus, dass ich in hektischen Zeiten mit vielen aufeinanderfolgenden Arbeiten auch Dinge gleich erledigte, die fünf bis zeh Minuten dauerten. Das funktionierte. Ich habe so eines nach dem anderen abschliessen können. Ich konnte mich oben auf der Welle halten, und als der Sturm vorüber war machte ich mit den Dingen auf meinen Listen weiter.

Je nach Energie die Dinge tun

David Allen rät im Vier-Kriterien-Modell zur Auswahl der zu erledigenden Dinge, sich nach der verfügbaren Energie zu richten. Auch wenn die Formkurve nach unten zeigt, gibt es auf den Listen Arbeiten zum Auswählen. Auch wenn ich den Zug verpasse, ist das nicht verlorene Zeit. Weil GTD nicht «Zeitmanagement» ist. GTD macht es möglich, in jeder Situation eine passende Arbeit zu wählen.

Wichtig im Büro, vernachlässigt zu Hause

Im Büro führe ich die Listen ziemlich regelmässig. Sie sind für meine Arbeit eine wichtige Stütze geworden. Auch das Konzept der «natürlichen Projektplanung» hilft mir, mehr Klarheit in Sitzungen und Abläufe zu bringen.
Für die privaten Angelegenheiten habe ich mich nicht sehr auf GTD gestützt.

Listen am PC, Notizen überall

(Antwort auf leus Kommentar) Tatsächlich führe ich die GTD-Listen in elektronischer Form auf dem Computer. Unterwegs, an Meetings oder am Telefon schreibe ich Notizen auf Papier. Das Material lege ich dann in die Projekt-Mäppchen. Die Listen auf Papier wären mir, glaube ich, in der Handhabung zu wenig flexibel.

Tipps für eine aufgeräumte Inbox

Ob nach Getting Things Done oder dem Grundsatz Keep the inbox empty – Tipps zum Umgang mit E-Mails können helfen, die Produktivität zu verbessern.

In den letzten Tagen stiess ich auf einige Artikel zum Thema:

Der Report von Mark Hurst ist ein Klassiker, den ich schon lange einmal gelesen habe. An den Grundsatz Keep the inbox empty – ideale Anzahl Mails im Posteingang: null – erinnere ich mich oft. Das Ziel habe ich längst verfehlt, auf meinem Mac und so wie so auf Google Mail. Vielleicht kann ich am Arbeitsplatz einen Neuanfang bei Null machen.